会社のものを、社長のポケットマネーで支払ったら？

• 従業員を雇っておらず、自宅を事務所として会社を経営しています。
  スーパーで来客用の飲物を買ったのですが、自分の生活費の財布からお金を出してしまいました。
  どのように経費処理したら良いでしょうか？
• 「小口現金」「立替金」「役員借入金」のいずれかで処理しましょう。
  オススメは、会社にお金を貸したと考え「役員借入金」で処理する方法です。

社長が会社の物品を立て替えて支払った時、考え方は３つあります。

１．「小口現金」で処理

会社の小口現金があるならば、社長が一時的に立て替えた金額を、小口現金から出金して処理しましょう。
基本、支払いの都度、個別に現金で処理する必要があります。
立て替えた領収書を溜めておき、月末にまとめて精算しても、問題はありません。
会計処理を遅らせず、きちんと管理すればＯＫです。

ただし、会社の小口現金が存在していないのに、バーチャルで作るのは絶対にやめて下さい。
小口現金での処理は、あくまでも、会社の現金が実在している事が前提です。
バーチャルな状態、つまり、帳簿上だけで小口現金を作成してしまうと、残高をきちんと確認できません。
実体がないものを確認するのは本当に大変で、処理がぐちゃぐちゃになります。

２．「立替金」で処理

立替金で処理してもＯＫです。
会社の帳簿上、社長が支払った時に立替金で処理し、社長にお金を返した時にも、立替金で処理します。

３．「役員借入金」で処理

質問のケースのように「社長≒会社」という小規模な会社において、役員借入金は「社長と会社の金銭貸借勘定」として使う事ができます。
つまり、物品購入を「社長が会社にお金を貸した」と考え、役員借入金で処理するのです。

役員借入金は、物品購入に限らず、
・社長が資金繰りの為に、会社に100万円の現金を貸した
・取引先との接待で、社長の個人クレジットカードで支払った
・自宅兼事務所なので、支払った家賃の半分を経費にする
など、様々な場面で使えます。

役員借入金として帳簿に記しておくことで、社長と会社のお金の貸し借りの記録が明確になります。
そのため、役員報酬と一緒に精算したり、決算時にまとめて精算する事が可能になります。
「役員借入金」を上手に使う事で、煩雑な経費処理をスッキリさせる事が出来ます。

勘定科目は、何かひとつに統一する

社長ひとりの会社は、会社のお金と個人のお金がゴチャゴチャしやすいです。
基本、上記どの方法でも問題はありませんが、正確に処理していくことが求められます。

とにもかくにも、バーチャルで実在しない小口現金を作り出す事だけは、絶対にやめて下さい。

また、「立替金」と「役員借入金」は、ごちゃ混ぜにしないで下さい。
社長が月に２回、来客用のお茶代を立て替えていたとしましょう。
日ごと月ごとバラバラに、「立替金」で処理したり「役員借入金」で処理したりしていると、いざ会社がお金を社長に返そうとした時、チェックが大変で間違えやすくなります。
どちらを使っても良いので、勘定科目を“統一しておく”事が大切です。

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